Laporan Audit Internal

Apa Maksud dan Tujuan Pelaporan

Laporan adalah kesempatan bagi auditor internal untuk mendapatkan perhatian penuh manajemen. Begitulah seharusnya cara seorang auditor memandang pelaporan sebagai sebuah kesempatan, dan bukan sebuah tugas yang membosankan kesempatan yang sempurna untuk menunjukan kepada manajemen bagaimana seorang auditor dapat memberikan bantuan.

Sering kali auditor membuang kesempatan emas yang mampu membuka mata manajemen ini, untuk menunjukan kepada manajemen apa-apa yang telah mereka capai dan apa-apa yang dapat mereka capai, untuk menjelaskan hal-hal yang perlu diketahui dan dikerjakan oleh manajemen.

Auditor hendaknya menggunakan laporan-laporan mereka seperti seorang vendor yang menggunakan sebuah kesempatan untuk mempresentasikan produk-produknya kepada direktur suatu perusahaan. sebuah peluang untuk melakukan presentasi yang telah disiapkan, teruji, dan tervisualisasinya dengan baik. Dalam kondisi ini, laporan audit memiliki 3 fungsi yaitu: pertama, untuk mengomunikasikan; kedua, untuk menjelaskan; dan ketiga untuk memengaruhi dan, jika diperlukan, meminta dilakukannya suatu tindakan.

Temuan dan opini audit adalah hal yang penting bagi manajemen. Kesimpulan-kesimpulan objektif yang diambil dengan tak terburu-buru akan dapat menenangkan pikiran atas aktivitas-aktivitasnya yang telah berfungsi dengan baik, dan rekomendasi-rekomendasi yang diberikan akan menjadi peringatan bagi manajemen akan permasalahan yang memerlukan kebaikan.

Ketika manajemen memberikan kesempatan, auditor intenal harus ingat bahwa mereka adalah tenaga pemasaran. Oleh karena itu, mereka harus berusaha untuk persuasive melalui teknik-teknik melalui motivasi dan gaya yang mereka gunakan. Mereka harus mempertegas hal-hal yang merupakan orientasi manajemen. Mereka harus mengesampingkan hal-hal yang tidak material dan harus mampu dengan baik menerjemahkan hal-hal teknik sehingga mudah untuk dipahami.

Selanjutnya manajemen akan mulai menghargai signifikansi dari prouk audit, melihat adanya pandangan-pandangan berharga yang dapat ia peroleh, dan belajar untuk mengharapkan keakuratan, objektivitas dan opini yang baik dan apa yang akan diucapkan oleh auditor internal.

Filosofi Laporan

Laporan audit internal dapat menjadi sebuah instrument yang kuat dan dipergunakan dengan baik. Laporan audit internal dapat menciptakan kesan keprofesionalan audit. Laporan tersebut dapat memberitahukan kepada klien- manajemen senior mengenai kejadian-kejadian penting yang tidak akan mereka ketahui kecuali jika diberitahukan. Laporan audit internal dapat mengubah pandangan. Laporan audit internal dapat mendorong dilakukannya tindakan.

Laporan audit seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, memiliki tiga tujuan utama. Jika auditor internal tidak dapat mencapai tujuan ini, laporan mereka hanya akan membuang-buang waktu saja. Di dalam laporannya, auditor hendaknya berusaha untuk:

            Menginformasikan      =>       Menceritkan hal-hal yang mereka temui

            Memengaruhi              =>        Meyakinkan manajemen mengenai nilai dan validitas

                                                            Dari temuan audit.

Memberikan hasil        =>        Menggerkan manajemen kea rah perusahaan dan    

                                                Perbaikan.

Karenanya laporan tersebut sebaiknya mempresentasikan temuan audit dengan jelas dan sederhana. Laporan audit internal harus mendukung kesimpulan dengan bukti yang persuasive. Laporan harus memberikan arah pada pengambilan keputusan manajemen dengan memberikan rekomendasi perbaikan. Hal akhir ini dapat dicapai dengan menggunakan cara-cara berikut ini:

Sasaran	Cara
Menginformasikan	Menciptakan kesadaran
Memengaruhi	Mendapat penerimaan, menciptakan dukungan
Memberikan hasil	Mendorong pelaksanan tindakan

Tujuan dari laporan audit adalah untuk menyediakan cara-cara diatas. Laporan tersebut sebaiknya menciptakan di pikiran pembacanya keyakinan bahwa (1) apa yang dilaporkan dapat dipercaya, dan (2) apa yang direkomendasikan adalah valid dan berharga.

Untuk melaksanakan cara-cara itu, dibutuhkan unsur-unsur berikut ini dalam laporan audit:

Cara	Unsur
Kesadaran	Indentifikasi kesulitan dengan jelas dan dapat dipahami, atau kesempatan untuk perbaikan.
Penerimaan/dukungan	Dukungan persuasive dan nyata untuk kesimpulan dan bukti atas pentingnya nilai mereka.
Tindakan	Memberikan cara yang membangun dan praktis dalam menapai perubahan yang diinginkan.

Friksi dalam Penulisan Laporan

Terdapat sedikit sumber friksi di dalam aktivitas audit yang mampu melebihi friksi yang disebabkan oleh proses penulisan laporan. Analisis yang paling brilliant dan temuan audit yang paling produktif sepertinya akan terlupakan pada saat berlangsungnya terutama dalam proses penulisan laporan. Terdapat banyak alasan yang diberikan.

·         Penulisan ulang supervise. Ketika seorang auditor professional yang berpengalaman menyelesaikan draf dari sebuah laporan, biasanya ia melakukannya dengan upaya terbaiknya.

·  Pelaporan dibwah tekanan. Auditor internal tampaknya memang tidak begitu menikmati menulissebuah laporan. Namun mereka mencoba untuk mengantisipasi komentar-komentar supervise dan memuat struktur laporan sedemikian rupa untuk menjawab kritik-kritik yang pernah diterima sebelumnya.

·   Terlalu banyak waktu yang dihabiskan untuk penulisan laporan. Sebagai suatu upaya untuk menghasilkan sebuah produk yang memenuhi standar professional dengan tanpa kesalahan dan perbedaan konsep, direktur audit akan membuat prosedur penelaahan yang mampu mengeluarkan hasil akhir produk yang terbaik.

·         Draf yang buruk. Kebanyakan auditor lebih memperhatikan melakukan audit daripada menulisnya. Mereka memndang tercapainya tujuan mereka adalah melalui pengungkapan kekurangan-kekurangan yang serius dan selanjutnya memperbaikinya.

·         Kemampuan menulis yang lemah. Kebanyakan auditor internal  bukan seorang penulis yang ahli. Dewasa ini, telah banyak lembaga pendidikan yang mulai mencoba untuk memperbaiki masalah ini.

·         Perbedaan opini antara auditor dengan supervisor mereka. Perbedaan opini dapat terjadi mulai dari tata bahasa dan ejaan, sampai ke logika dan interpretasi dari kondisi-kondisi yang diungkapkan.

·         Penulisan laporan dilakukan jauh dari lokasi audit. Banyak laporan audit yang ditulis dikantor setelah pekerjaan lapangan berakhir. Penulisan beberapa segmen dari laporan di lapangan dapat memberikan realitas dan perhatian pada rincian yang mungkin terdapat atau tidak terdapat dalam kertas kerja.

·         Kurang minat klien. Ketika laporan ditulis dengan buruk dan sulit untuk dimengerti, ketika strukturnya sulit untuik diikuti dan, yang terparah ketika klien tidak mempunyai kewajiban untuk memberikan responnya, seorang auditor yang telah bekerja keras akan mengalami frustasi dalam proses penulisan yang sulit dari sbuah laporan audit.

Solusi yang Ditawarkan

Sumber dari permasalahan laporan audit sering kali dapat ditemukan dalam proses pelaporan itu sendiri. Proses ini dapat ditingkatkan, jika tidak sepenuhnya diperbaiki, dengan langkah-langkah berikut ini:

·         Menyusun sebuah manual penulisan untuk aktivitas audit. Manual penulisan aka dapat menetapkan standar tata bahasa, ejaan, penggunaan huruf besar, dan semacamnya, sehingga dapat menghilangkan beberapa sumber kecil terjadinya perselisihan di antara staf audit dan menciptakan berapa standarisasi pengukuran dan pelaksanaan bagi organisasi audit.

·         Untuk aktivitas audit internal yang lebih besar, perlu dipikirkan pertimangan untuk menggunakan seorang auditor guna menelaah laporan sebelum diserahkan kepada supervisornya.

·         Melakukan pelatihan penulisan dan pemrosesan laporan di dalam organisasi audit yang jika memungkinkan, dilaksanakan oleh auditor itu sendiri. Pelatihan dapat mengkomunikasikan standar-stansdar yang dapat diterima oleh drektur audit.

·         Penggunaan format yang dapat memastikan telah dimuatnya seluruh unsur dari sebiuah temuan format ini sebaliknya dilengkapi di lapangan tanpa melihat dimana draf laporan tersebut dibuat.

Singkatnya, untuk meningkatkan proses penulisan laporan maka perlu dilakukan:

·         Penentuan standar minimum penerimaan laporan melalui manual penulisan.

·         Mengkomunikasikan standar-standar tersebut kepada staf melalui pelatihan.

·         Memperkuat standar-standar yang telah ditetakan dengan pengeditan yang independen atau melalui evaluasi seluruh laporan terhadap standar tersebut.

·         Meyakinkan dmuatnya seluruh unsur dari temuan.

Memasarkan Laporan Audit

Sebuah organisasi audit, dengan dukungan dan semangat dari komite audit, hendaknya melaksanakan sebuah program “Pemasaran Laporan Audit” program ini pada dasarnya adalah sebuah program orientasi yang bertujuan untuk memotivasi para penerima laporan untuk menginginkan laporan tersebut. “keinginan” ini dapat dipupuk dengan cara:

·         Menjelaskan proses audit sebagai suatu tambahan yang partisipasif bagi manajemen.

·         Menguraikan professionalisme dari staf audit.

·         Mengidentifikasikan anatomi dari sebuah temuan audit sederhana.

·         Menguraikan keuntungan-keuntungan yang dihasilkan dari penggunaan laporan untuk setiap tingkat manajemen.

·         Menjelaskan bagaimana manajemen dapat memperoleh bantuan dari staf audit dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan manajemennya secara objektif.

Tindakan atas Rekomendasi Audit

General Accounting Office AS pada tahun 1991 mengeluarkan sebuah laporan tindakan sebagai hasil dari sebuah riset yang dilakukan atas area ini. Di sini di bahas beberapa karakteristik tertentu yang disarankan akan dapat menjamin dilakukannya tindakan untuk setiap rekomendasi audit yang diberikan. Laporan ini mengklarifikasikan saran-sarannya menjadi empat bagian:

·         Rekomendasi-rekomendasi berorientasi pada tindakan yang efektif.

·         Komitmen pada hasil.

·         Pengawasan dan system penindaklanjutan.

·         Perhatian khusus untuk rekomendasi-rekomendasi utama.

Setiap kelompok diatas akan dibahas secara singkat di bawah ini. Untuk pembahasan yang lebih lengkap, sebaiknya pembaca melihat salinan dari laporan tersebut.

1.      Rekomendasi-rekomendasi yang berorientasi pada tindakan yang efektif

·         Rekomdasi-rekomendasi yang berorientasi pada tindakan:

-          Diarahkan dengan tepat

-          Langsung pada sasaran

-          Spesifik

-          Meyakinkan

-          Signifikan

-          Dengan nada da nisi yang positif.

·         Rekomendasi yang efektif, harus:

-          Mengatasi penyebab mendasar.

-          Dapat dilaksanakan.

-          Menggunakan biaya dengan efektif

-          Mempertimbangkan alternative-alternatif lain.

-          Menjadi kepentingan dari badan-badan penyelenggara.

2.      Komitmen pada Hasil

·         Komitmen dalam membuat terlaksananya perbaikan.

·         Komitmen staf:

-          Percaya atas rekomendasi mereka.

-          Menyokong tindakan.

-          Memahami klien (atau lingkungan klien).

-          Berkerja sama dan siap membantu.

-          Percaya akan kebutuhan adanya perubahan.

·         Komitmen organisasi

-          System manajemen pekerjaan

-          Alokasi sumber daya dan keputusan penempatan staf.

-          Program-program pelatihan.

-          System penghargaan prestasi.

3.      Pengawasan dan Sistem Penindaklanjutan

·         Menjamin terlaksanakannya perbaikan dan peningkatan: pengawasan dan penindaklanjutan yang agresif.

·         Unsur-unsur dasar system pengawasan dan penindaklanjutan:

-          Dasar pasti pengawasan dan penindaklanjutan

-          Pengawasan status secara aktif

·         Menentukan kemjuan

·         Mengambil langkah-langkah tambahan untuk dapat mengimplementasikan rekomendasi:

-          Menentukan kecukupan tindakan yang dilakukan atas rekomndasi

-          Melaporkan pencapaian-pencapaian.

-          Mengenali tanggung jawab dasar dari klien.

4.      Perhatian khusus untuk Rekomendasi-rekomendasi Utama

·         Mengidentifikasi rekomendasi-rekomendasi utama

·         Penekanan sejak dini dan terus-menerus

·         Contoh cara-cara untuk menyorot rekomendasi-rekomendasi utama:

-          Dampak dari kebijakan

-          Dampak dari prosedur

-          Dampak dari hokum dan perundang-undangan

-          Perhatikan dari pejabat utama organisasi.

Meningkatkan Ketepatan Waktu Laporan Audit Internal

Pengembangan dan penulisan laporan audit internal biasanya adalah sebuah proses yang lambat dan memakan waktu. Umumnya di beberapa kasus, laporan dikeluarkan tiga sampai enam minggu setelah auditor menyelesaikan pekerjaan lapangan dan rapat akhir secara formal telah dilakukan.

Kelambatan-kelambatan ini disebabkan oleh beberapa factor, di mana seluruhnya secara tradisional dianggap sebagai unsur dari sebuah prosedur audit yang baik namun nyata-nyata akan memakan waktu. Beberapa di antaranya adalah:

·         Menahan mempresentasikan seluruh temuan sampai saat dilakukannya rapat akhir.

·         Memberikan klien jangka waktu yang wajar untuk memberikan komentarnya: biasanya 30 hingga 60 hari.

·         Menulis draf laporan di kantor berdasarkan kertas kerja audit.

·         Mengakomodasi komentar-komentar klien di dalam laporan

·         Memperbaiki draf laporan melalui dua atau tiga tingkatan.

·         Menelaah laporan

·         Telaah akhir oleh direktur audit internal.

Komunikasi

Laporan bertujuan untuk melakukan komunikasi. Jika mereka tidak dapat mencapai tujuan komunikasinya, maka laporan tersebut tidak akan memiliki niali. Namun jarang sekali ditemuan individu yang memiliki pemahaman akan unsur-unsur komunikasi.

Kesulitan ini diawali dengan sebuah pemikiran: penulis laporan lebih memikirkan bagaimana menuliskannya dan bukan bagaimana membacanya. Mereka tidak memahami bahwa komunikasi tidak terjadi hanya pada penulisnya, penuturnya saja, ia juga berlaku pada penerimanya.

Dalam melakukan upaya komunikasi, auditor internal harus mengingat sasaran-sasaran prinsip mereka: (1) untuk memberikan informasi yang berguna dan tepat pada waktunya akan hal-hal yang signifikan, baik secara lisan maupu  tulisan; dan (2) mempromosikan peningkatan control dan kinerja operasi organisasi.

Prosedur Pelaporan

Standards of the professional practice of internal auditing (2400) memberikan panduan mengenai tanggung jawab auditor internal atas pelaporan hasil audit. Standar tersebut disajikan di bawah ini.

2400- Communicating Result (Mengkomunikasikan Hasil Audit)

Auditor internal hendaknya mengkomunikasikan hasil-hasil penugas an secepat mungkin

2410-Criteria for Communicating (Kriteria untuk Melakukan Komunikasi)

Komunikasi hendaknya mencakup sasaran dan lingkup penugasan serta juga kesimpulan, rekomendasi dan rencana tindakan yang berlaku.

2420- Quality of Communications (Kualitas Komunikasi)

Komunikasi sebaiknya akurat, objektif, jelas, singkat, konstruktif, lengkap, dan tepat waktunya.

2430- Engagement Disclosure of Noncompliance with the Standards ( Pengungkapan Penugasan atas Ketidak patuhan terhadap Standar)

Ketika ketidakpatuhan terhadap standar memiliki dampak terhadap sebuah penugasan tertentu, komunikasi mengenai hasilnya sebaiknya mengungkapkan bahwa:

·         Standar-standar apa yang tidak sepenuhnya diikuti

·         Alasan-alasan ketidakpatuhan, dan

·         Dampak terjadinya ketidakpatuhan pada penugasan.

2440- Disseminating Result (Penyebarluasan Hasil)

Direktur audit internal hendaknya mendistribusikan hasil penugasan kepada pihak-pihak yang tepat.

Laporan Interim. Disarankan untuk menggunakan laporan interim ketika dibutuhkan adanya informasi awal, tetapi ia hendaknya tidak menjadi pengganti dari laporan finalnya. Temuan-temuan yang dibahas di dalam sebuah laporan interim dan dapat dengan sukses diselesaikan sebelum laporan final di terbitkan, tidak perlu untuk dimasukan di dalam laporan final.

Adanya laporan interim akan dapat memperkecil waktu penulisan laporan. Penguraian yang sedang berjalan atas temuan serta adanya penelaahan supervise dapat mengurangi waktu yang di butuhkan untuk membuat laporan setelah pekerjaan lapangan selesai.

Ringkasan Laporan. Salah satu sasaran yang penting dari audit internal adalah untuk membuat manajemen senior tertarik pada audit dan membaca laporan. Laporan audit dapat memberikan informasi yng objektif mengenai organisasi yang bisanya tidak tersedia di tempat lain.

Manajemen senior hendaknya mengethui temuan-temuan signifikan yang di berikan oleh aktivitas audit secara berkala. Unit audit mana yang bekerja dengan baik dan mana yang membutuhkan perhatian dari manajemen tingkat atas.

Auditor internal hendaknya memberikan pertimbangan yang serus pada apa-apa dibutuhkan oleh manajemen senior dan yang ingin ia ketahui dari proyek-proyek audit yang telah selesai. Informasi seperti ini dapat diperoleh dengan melakukan angket kepada para eksekutif dan menanyakan apakah yang menjadi kebutuhan mereka.

Diskusi dengan Klien. Auditor internal hendaknya berhati-hati untuk menghindari kemungkinan memberikan jawaban atas laporan audit yang bertentangan dengan fakta-fakta yang dilaporkan. Komentar-komentar tersebut, baik benar ataupun tidak, akan menimbulkan keragu-raguan pada kredibilitas audit. Karenanya auditor sebaiknya menelaah seluruh temuan dengan pegawai dan manajemen klien selama pelaksanaan audit untuk menjamin tidak terjadinya pertentangan akan fakta-fakta yang dilaporkan. Ketika terjadi perbedaan interpretasi, pandangan yang di berikan klien hendaknya dimasukan di dalam laporan.

·         Partisipan diskusi

 Direktur audit dapat menjamin beberapa keseragaman di dalam draf laporan dengan mengeluarkan sebuah instruksi tertulis yang memandu auditor dan supervisor audit. Namun demikian, instruksi tersebut hendaknya fleksibel hingga dapat memperhitungkan unsur manusia yang terdapat di dalamnya.

·        
          Laporan-laporan faktual 
     Laporan harus faktual secara lengkap dan menyeluruh. Setiap kategori pernyataan, setiap angka, setiap referensi harus didasari oleh bukti nyata.

·         Perspektif

Objektivitas juga meminta adanya perspektif sasaran, observasi, tidak melebih-lebihkan hal-hal yang tidak material atau relevan.

Objektivitas berarti bahwa apa-apa yang dilaporkan adalah material, sebuah permasalahan yang layak untuk mendapat perhatian seorang manajer yang sibuk.

·         

      Akurasi: Objektivitas berarti akurat. Kata-kata yang tidak akurat akan membuat bingung pembacanya. Suatu hal yang khusus akan dapat menyampaikan pemikiran dengan lebih akurat daripada sebuah keadaan umum.

·      

           Kejelasan

Kejelasan berhubungan dengan banyak hal. Yang terutama adalah ia menggambarkan pemindahan dari apa yang ada di pikiran auditor ke dalam pikiran pembacanya.

Terdapat beberapa kendala yang dihadapi jika mengharapkan terjadinya suatu transfer pemikiran yang jelas. Auditor harus sadar akan hal ini dan harus berusaha untuk dapat menghilangkannya.

1.      Kurangnya kejelasan di dalam pikiran si auditor

2.      Penulisan yang tumpul dan membosankan

3.      Laporan yang memiliki struktur yang buruk

4.      Istilah-istilah dan jargon teknis

·         Dukungan latar belakang yang memadai

Melaporkan suatu pertemuan tanpa membuat suatu latar belakang yang tepat adalah suatu kendala. Memberikan informasi latar belakang yang memadai terkadang merupakan suatu hal yang mendasar bagi pemahaman sebuah proses atau kondisi, atau bagi apresiasi signifikansi suatu permasalahan.

·         Diskusi masalah teknis

Diskusi yang panjang mengenai masalah-masalah teknis, seperti interrelasi dari banyak jumlah-jumlah yang berbeda, merupaka  kendala bagi pemahaman laporan.

·         Pengorganisasian yang tepat

Pengorganisasian materi yang dilaporkan dengan buruk adalah kendala bagi kejelasan. Laporan hendaknya dapat mengalir dengan lancar sejak awal hingga akhir. Laporan sebaiknya tidak memuat materi-materi yang berdekatan di bagian-bagian yang berbeda.

·         Singkat

Singkat berarti membuang apa-apa yang tidak perlu. Hal ini tidak berarti membuat seluruh laporan menjadi pendek, subjek laporan mungkin membutuhkan pembahasan yang mendalam. Penyingkatan yang tidak memberikan informasi bukanlah suatu hal yang benar. Singkat bukan berarti menghilangkan apa-apa yang tidak relevan dan tidak material. Singkat berarti menghilangkan pemikiran-pemikiran, temuan-temuan, kata-kata, kalimat, dan alinea yang tidak memberikan kontribusi bagi tersampaiknnya topik utama dari suatu laporan.

·         Nada yang membangun

Laporan audit harus memiliki nada yang tepat, sopan, dan memikirkan efek yang dimilikinya terhadap para pegawai operasional dibawahnya. Oleh sebab itu, sebuah laporan hendaknya tidak menyebutkan nama-nama individu atau menyoroti kesalahan dari individu-individu tersebut.

·         Ketepatan waktu

Kebutuhan pelaporan yang kadang saling bertentangan ini, pemikiran mendalam dan kecepatan harus dipenuhi kedua-duanya. Laporan kemajuan pekerjaan interim yang dibuat informal pada saat audit masih berlangsung, mungkin dapat menjadi jawabannya.

·         Laporan interim

Laporan interim menyampaikan secara tertulis perlunya dilakukan tindakan dengan segera. Apa yang diberikan tertulis, bagi banyak perusahaan-perusahaan besar, akan dapat menghasilkan tindakan yang mungkin tidak akan bisa dicapai bila hanya melalui ucapan belaka.

·         Format audit

Format laporan lebih banyak akan bergantung kepada jenis laporan yang akan dikeluarkan: formal versus informal, final versus interim, tulisan versus lisan, opini keseluruhan versus hanya temuan saja, atau keuangan versus kinerja. Format laporan juga akan tergantung pada siapa pembacanya: apa yang diharapkan pembaca dan berapa banyak waktu yang dapat ia luangkan untuk membaca laporan tersebut.

·         Ringkasan laporan audit

Ringkasan laporan audit bisa datang dalam berbagai bentuk ukuran. Ringkasan dapat juga menjadi sebuah alat yang berguna. Tetapi dapat juga menjadi jebakan bagi penulis laporan yang tidak waspada dan seharusnya berhati-hati, pada saat ia meringkas laporan tersebut, untuk tidak mengubah arti, materialitas ataupun perspektifnya.

·         Latar belakang informasi

Latar belakang informasi mengenai audit diberikan pada bagian yang berjudul "pendahuluan" atau "kata pengantar." Bagian ini merupakan yang dilihat pertama kali oleh pembacanya, sehingga sebaiknya dibuat dengan tepat dan jelas. Ia biasanya menjadi penentu latar belakang dan dapat digunakan untuk:

1.      Mengidentifikasi audit sebagai sebuah pemeriksaan rutin atau sebagai respons untuk permintaan khusus dari manajemen.

2.      Menjelaskan organisasi, program, atau fungsi yang ditelaah.

3.      Merujuk pada pemeriksaan-pemeriksaan sebelumnya yang relevan.

4.      Memberikan komentar atas temuan atau rekomendasi laporan-laporan sebelumnya dan statusnya saat ini.

5.      Memberikan informasi penjelasan yang dibutuhkan pembaca untuk mengenal subjek yang diperiksa.

6.      Menjelaskan dengan singkat nilai atau volume transaksi yang diproses, sehingga dapat memberikan gambaran kepada pembacanya akan signifikan fungsi tersebut.

·         Sasaran audit

Sasaran audit juga sebaiknya diuraikan di dalam laporan dengan cukup rinci, agar dapat membantu pembaca mengerti mengenai apa yang dapat diharapkan dari laporan. Jika sasaran diuraikan dengan cukup rinci dan jika kemudian pembahasan temuan ditujukan pada setiap pernyataan yang tercantum sebagai sasaran, maka sasaran tersebut dapat digunakan sebagai denah membuat pembaca semakin mudah menemukan arahnya di dalam laporan.

·         Lingkup audit

Pernyataan lingkup audit kadang kala dikombinasikan dengan sasaran. Uraian dari lingkup audit dapat dianggap penting dalam mengidentifikasi seberapa jauh atau batasan-batasan yang berlaku dalam pemeriksaan. Lingkup audit bisa menjadi cukup penting jika teknik-teknik audit yang normal tidak digunakan dan audit mengandalkan teknik-teknik yang lain.

Unsur – unsur dari hasil audit

Laporan audit hendaknya memuat lingkup dan hasil audit;tetapi dapat juga memuat temuan, kesimpulan (opini) dan rekomendasi. Kami terpercaya bahwa laporan formal atau hasil audit internal sebaiknya memuat keenam unsur (latar belakang, kriteria, kondisi, dampak penyebab, dan rekomendasi) jika laporan tersebut ingin memberikan manajemen klien informasi yang dibutuhkan untuk menunjukan penentuan audit internal atas aktivitas yang diaudit serta jika laporan tersebut memberikan panduan dan saran bagi manajemen untuk perlunya suatu tundakan perbaikan.

Atribut sebuah temuan

Empat dasar dari sebuah temuan lebih dibahas dalam bab 8 temuan audit. Atribut ini adalah

·         Kriteria. Standar, tolak ukur, atau ekspektasi yang digunakan dalam meaksanakan pemeriksaan dan atau verifikasi

·         Kondisi. Bukti factual atas apa yang diungkapkan

·         Penyebab. Alasan terjadinya perbedaan antara kriteria dan kondisi yang terjadi

·         Dampak. Dampak bagi perusahaan atau perbedaan antara kriteria dan kondisi yang terjadi

Latar belakang dan rekomendasi dapat pula menjadi bagian dari suatu temuan jika dianggap perlu.

Dengan menerapkan keempat atribut diatas ketiksa melaporkan temuan- temuan yang kurang memuaskan , auditor internal dapat memenuhi tiga sasaran audit penting yang telah dibahas sebelumnya

1)      Untuk menciptakan kesadaran akan permasalahan yang ada

2)      Untuk mendapatkan laporan atas kondisi yang ada

3)      Untuk mendorong tindakan perbaikan kondisi

Kertas kerja yang ditunjukan dalam tampilan 17-3 menunjukan cara yang sederhana bagi auditor internal dalam menentukan apakah semua atribut penting telah dipertimbangkan, pada kertas kerja ini telah dimasukan dua unsur lain ; sebuah ringkasan untuk mengupulkan temuan dan sebuah rekomendasi guna memandu pembaca dan mengajar kepada tindakan yang efektif

Dengan mengetahui ketentuan-ketentuan secara menyeluruh dari standar (practice Advisory 2410-1) dalam menangani seluruh atribut temuan, auditor internal akan memiliki kemungkinan lebih besar mndapatkan penerimaan atas temuanya dan jalan untuk memperbaiki temuan tersebut.

Kesimpulan audit (opini). Opini adalah pertimbangan professional seorang auditor atas aktivitas yang ditelaah. Opini memberikan komentar menyeluruh mengenai penentuaan atas kondisi yang diungkapkan tidak semua organisasi audit yang progresif percaya bahwa jika hal ini tidak dilakukan akan menyebabkan manajemen klien kehilangan sebuah jasa pelayaan ahli yang signifikan.

Sebuah opini sebaiknya menyatakan apa yang dimaksud auditor, termasuk hanya apa-apa yang dapat mereka justifikasi dan didukung secara memadai oleh fakta-fakta yang ada. Terakhir opini tersebut hendaknya meliputi dan responsive terhadap, sasaran-sasaran audit yang telah ditetapkan didalam pernyataan tujuan audit. Tiga contoh opini untuk audit atas operasi adalah

·         Berdasarkan hasil audit kami, kami percaya bahwa sebuah sistem control yang memadai telah disusun atas aktivitas-aktivitas departemen penjualan dan bahwa tanggung jawab yang diberikan kepada departemen telah dilaksanakan secara efisien dan efektif.

·         Menurut opini kami, aktivitas-aktivitas yang tejadi dengan pencatatan dan penarikan kembali para karyawan telah dikontrol dengan baik dan dilaksanakan secara efisien dan efektif, kecuali pada penjelasan yang kurang memadai atas penyeleseaian keuangan untuk ketentuan-ketentuan yang diterima.

·         Menurut opini kami sistem yang dirancang untuk menjamin bahwa kalibrasi tepat waktu atas peralatan uji adalah kurang memadai karena tidak terdapatnya prosedur untuk mengidentifikasi seluruh peralatan yang akan menjadi subjek dari kalibrasi.

Dalam mengugkapkan opini mereka, auditor hendaknya tidak ragu-ragu untuk memuji jika pujian tersebut memang patut diberikan. Jika mereka menemukan sebuah operasi yang dikontrol dengan baik, diorganisasikan dengan baik, dikelola dengan baik, dan berfungsi dengan lancar, mereka harus mengatakan apa adanya-hal ini akan menjadi bukti bahwa mereka tidak hanyamencari kesalahan-kesalahan saja. Tentuny harus terdapat cukup dukungan untuk opini yang memuji tersebut. Auditor tidak ingin melihat sebuah opininya ditolak akibat aktifitas yang tidak dicakup didalam audit atau adanya kejadian-kejadianlain yang harus diramalkan;tetapi jika mereka yakin akan dasar opini mereka, mereka harus berani menyampaikan kenyakinan tersebut.

Sebuah audit yang menyeluruh memberikan focus pada laporan. Segala yang mengikuti hendaknya relevan dan mendukung opini menyeluruh tersebut. Beberapa penulis berargumen bahwa kesimpulan sebaiknya menjadi titik awal dari proses penulisan laporan. Semua yang mengikutinya adalah dirancang untuk mendukung opini tersebut dan menjelaskannya.

Tidak gampang untuk mencapai suatu kesimpulan yang baik untuk mencoba menggabungkan dalam satu kalimat seluruh opini yang dimiliki auditor atas sebuah operasi yang signifikan. Tetapi peraturansatu kalimat tersebut dapat membantu mengidentifikasi kesimpulan yang akan menjadi awal penulisan. Mengembangkan sebuah kesimpulan yang dapat dilakukan disederhanakan dengan memenuhi aturan-aturan dibawah ini:

·         Kesimpulan tersebut hendaknya menjawab pertanyaan-pertanyaan yang dilontarkan oleh tujuan audit

·         Kesimpulan tersebut hendaknya memuat sebuah pernyataan atas subjek yang dilaporkan.

·         Kesimpulan tersebut hendaknya memuat opini dari sipenulis mengenai apa yang telah diungkapkan.

Berikut ini adalah beberapa teknik penulisan laporan audit yang menggunakan kesimpulan diatas sebagi titik mulanya. Teknik-teknik yang disarankan ini tidak diurutan, dan dapat menjadi aturan yang berguna untuk diikuti dalam membuat sebuah kerangka pengajuan audit:

1)      Diawali dengan kesimpulan

2)      Menempatkan masalah-masalah penting pertama kali.

3)      Membuat peryataan langsung mengenai kesimpulan dan kondisi.

4)      Menyebutkan kekhawatiran-kekhawatiran manajemen dan kesempatan untuk peningkatan.

5)      Mencakup informasi yang dibutuhkan untuk membuktikan sebuah pernyataan.

6)      Menghapuskan informasi atau uraian prosedur yang tidak berguna.

7)      Mengidentifikasikan dampak dari permasalahan yang menyebabkan kekhawatiran manajemen.

8)      Mengidentifikasikan penyebab dari permasalahan sehingga dapat diselesaikan.

9)      Merekomendasikan tindakan yang secara lagsung terkait dengan penyebabnya

10)  Menekankan pada solusi dan hasil, bukanya prosedur terinci.

Rekomendasi audit. Auditor sebaiknya tidak memberitahukan kepada manajer operasional bagaimana mereka harus memperbaiki kondisi-kondisi yang tidak memuaskan. Yang paling dapat ia lakukan adalah memberikan rekomendasi. Rekomendasi itu pun seharusnya tidak dianggap sebagai satu-satunya jalan yang dapat diambil oleh klien. Selama pelaksanaan audit, baik klien maupun auditor, keduanya dapat menemukan cara-cara yang tersedia untuk memperbaiki kondisi atau meningkatkan metode atau proses. Pada saat tersebut klien mungkin  dapat menjelaskan efek samping yang dapat ditimbulkan oleh rekomendasi, klien tentu memiliki pemahaman yang lebih luas mengenai operasi dari pada pengetahuan auditor dan karenanya sering kali dapat memprediksi hasil dan tindakan yang diusulkan.

Pada waktu yang sama, harus dimengerti bahwa beberapa control harus diterapkan dan ditegakan tanpa melihat berapa besar biayanya. Termasuk dalam hal ini adalah masalah-masalah seperti pelayanan, citra perusahaan, lingkungan hidup, keselamatan dan kewajiban atas produk.

            Sebuah rekomendasi untuk tindakan perbaikan harus langsung berhubungan dengan sebuah temuan audit yang spesifik. Rekomendasi tersebut menuntut adanya adanya tindakan jika auditor menemukan adanya perbedaan antara kondisi nyata dengan yang diharapkan. Auditor internal sebaiknya siap untuk memberikan analisis, penelitian, rekomendasi, dan saran mengenai aktivitas perusahaan kepada manajemen.

            Beberapa auditor memisahkan rekomendasi-rekomendasi untuk tindakan perbaikan dari saran-saran untuk meningkatkan aktivitas yang sudah terlaksana dengan baik. Dua kategori ini diringkas secara terpisah dalam laporan audit dengan judul “ Temuan yang Membutuhkan Tindakan Perbaikan” dan “Saran untuk peningkatan”. Yang terakhir mungkin akan dibahas dalam “ Surat Manajemen” yang diberikan auditor kepada klien.

Pencapaian Klien. Kecenderungan yang banyak terjadi di banyak departemen sebagian besar laporan audit bersifat negatif. Laporan tersebut hanya mencantumkan penyimpangan-penyimpangan yang ditemukan, namun laporan audit itu hendaknya juga objektif. Objektifitas membutuhkan pandangan yang tidak bias. Menempatkan segala sesuatu pada perspektifnya akan membantu citra auditor, dan membuat kembalinya auditor menjadi yang lebih diterima.

Posisi Klien. Dalam keadaan seperti ini , klien hendaknya diberikan cukup tempat didalam laporan audit untuk mempresentasikan pandangan mereka. Perselisihan seperti ini mungkin membutuhkan intervensi dan keputusan dari pejabat eksekutif. Dan manajemen klien yang lebih tinggi sebaiknya kedua pandangan ini untuk membuat keputusan atas dasar informasi yang ada.

Persetujuan dan penandatanganan laporan. Setiap percobaan oleh direktur audit untuk memastikan atau menandatangani seluruh laporan sebelum dikeluarkan seluruh laporan sebelum dikeluarkan akan mengakibatkan penundaan yang tidak diinginkan. Praktik yang sering dilakukan adalah auditor yang sering ditugasi, supervisor atau auditor ketua menandatangani laporan tersebut. Jika memungkinkan, direktur audit atau yang ditunjuk menyetujui laporan sebelum dikeluarkan, namun persetujuan tersebut tidak harus dibuktikan dengan sebuah tandatangan dari professional yang memenuhi kualifikasi pada laporan itu sendiri.

Distribusi Laporan. Untuk menjamin keseragamandalam pendistribusian laporan, director audit internal sebaiknya ( dengan persetujuan manajemen)menyusun sebuah daftar distribusi untuk seluruh laporan audit normal. Laporan tersebut hendaknya diterima oleh mereka-mereka yang berada diposisi yang mampu mengambil tindakan perbaikan atau meyakinkan bahwa tindakan perbaikan telah dijalankan. Distribusi laporan kepada pihak lain yang meminta salinan laporan sebaiknya laporan sebaiknya disetujui terlebih dahulu oleh direktur audit atau yang ditunjuk.

Pembatasan Informasi. Beberapa informasi tertentu mungkin tidak pantas untuk dimasukan kedalam laporan audit karena berhubungan dengan masalah keamanann, privasi, hak-hak kepemilikan, atau berhubungan dengan tindakan-tindakan tidak tepat atau legal. Informasi semacam ini harus dilaporkan pada laporan yang terpisah yang pantas untuk sifat dari informasi terbatas tersebut. Jika auditor internal menemukan adanya penyelewengan yang dilakukan oleh para eksekutif, tidak ada pilihan lain selain melaporkan masalah tersebut. Tetapi mereka dapat memilih cara melaporkanya.

            Beberapa organisasi audit internal mungkin berpikiran bahwa audit atas ekonomi dan efisiensi diberikan dalam laporan yang terpisah seperti dalam memorandum khusus, dapat memberikan kesan bahwa temuan-temuan tidak dipresentasikan secara objektif, jadi mengomunikasikan hasil dari prosedur audit yang terkait dengan ekonomi dan efisiensi sebaiknya tidak dibedakan  dari pelaporan hasil audit lainya.

Grafik Laporan audit yang ditulis dengan sangat professional pun dapat menggunakan ilustrasi-ilustrasi yang memperjelas konsep dan menyoroti keterkaitanya. Ilustrasi dapat menumbuhkan rasa kepercayaan dengan cara yang mungkin tidak dapat dijelaskan oleh kata-kata.

Hal-hal yang dapat disajikan dalam bentuk grafik dan ditambahkan ke dalam laporan meliputi :

·         Diagram batang yang menunjukan hubungan antara dua atau lebih kumpulan statistik yang sama (tampilan 17-4)

·         Bagan alir yang menjelaskan suatu proses yang kompleks (tampilan 17-5)

·         Gambar-gambar yang dengan jelas menunjukanadanya dan sejauh mana telah terjadi kondisi yang membahayakan atau praktik-praktik pemborosan (tampilan 17-6)

Laporan-laporan Informasi

Setiap aktivitas audit membutuhkan sebuah sistem pelaporan informal untuk melengkapi system formalnya. Mungkin akan ditemukan hal-hal pada saat pada saat penugasan audit yang

1.      Membutuhkan perhatian segera dari manajemen untuk menjadi tambahan laporan lisan atas proyek yang sedang berlangsung.

2.      Tidak mempunyai hubungan dengan proyek yang sedang berlangsung namun layak untuk dilaporkan kepada manajemen atau

3.      Meminta ditunda atau ditinggalkanya proyek.

Laporan ini dapat memiliki panjang yang berbeda-beda, tergantung pada subjek yang dibahas

Uji Tuntas Pelaporan Audit

Sasaran dari dilaksanakannnya audit uji tuntas adalah untuk mengumpulkan informasi, baik pro maupun kontra,untuk manajemen klien dalam memutuskan maslah-masalah yang berkaitan dengan joint venture,penggabunggan,konsolidasi,dan bentu-bentuk akuisisi lainnya.Pada umumnya, audit uji tuntas adalah sebuah proyek gabungan tiga pihak yang melibatkan auditor eksternal ,pengacara hukum,dan auditor internal.

Komunikasi dengan pihak diluar organisasi

Auditor internal mungkin diminta untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak  di luar organisasi.Practice Advisory 2440-2 membahas subjek ini.Practice Advisory ini menganjurkan adanya panduan formal yang berisi kebijakan-kebijakan untuk aktivitas semacam ini yang meliputi persetujuan yang dibutuhkan ,proses untuk pemberian persetujuan ,panduan akan jenis-jenis informasinya,pihak-pihak luar yang di izinkan untuk menerima informasi semacam ini,privasi,batasan-batasan peraturan dan hukum,serta tambahan isi atas informasi telah  doisebutkannya saran,opini dan peminjaman didalamnya.

Laporan Lisan

Laporan lisan hendaknya tidak ,menurut opini kami,mengganti suatu laporan tertulis.tetapi mereka memang memiliki tempat itu memang cukup bernilai ,laporan ini sering digunakn karena:

·         Dapat langsung diberikan.laporan lisan memberikan keyakinan langsung atau informasi terkini kepada manajemen mengenai tindakan perbaikan.

·         Menyebabkan terjadinya respons melalui tatap muka,laporan lisan dapat mengungkapkan sikap dan keyakinan.

·         Memperkenankan auditor untuk menjawab argument dan memberikan informasi tambahan yang mungkin dibutuhkan oleh penerima laporan.

·         Dapat memunculkan ketidak telitian dalam pemikiran auditor

·         Dapat mengembangkan peningkatan hubungan dengan klien

Laporan lisan hendaknya tidak dilakukan asal jadi.laporan ini sebaiknya disiapkan dengan hati-hati,dan menunjukan bahwa auditor telah mengerjakan pekerjaan rumahnya.

Presentasi di atas meja yang informal mungkin tidak selalu dapat memenuhi kebutuhan auditor.Sebuah presentasi lisan yang formal mungkin diperlukan.para pendengarnya mungkin berada pada tingkat dimana auditor harus berfikir masak-mask sebelum berbicara dan menyiapkannya dengan cermat.

Presentasi-presentasi seperti ini memerlukan usaha untuk membuatnya.Berikut ini adalah beberapa hal yang dapat dipertimbangkan:

Fleksibilitas

Selalu membuka pintui untuk pilihan-pilihan baru pada saat menyampaikan presentasi anda secara lisan.bersiaplah untuk dapat memperpendek presentasi,melewatkan suatu materi ,memperdalam materi,artau apapun yang dibutuhkan untuk membuat para pendengar merasa tertarik.

Singkat

Kalimat yang betele-tele akan menyebankan pikiran para pendengar terbang kemana-mana. Jangan melebih-lebihkan atau memperkuat hal-hal yang diluar esensi presentasi.jangan memasukkan hal-hal yang tidak relevan.jika anada melihat para pendengar anda sibuk melihat jam atau mengetuk meja dengan jari mereka,bersiaplah untuk mempersingkat presentasi anda.

Kelengkapan/akurat

Pada waktu yang sam.janganlah meninggalkan sebuah subjek sampaiu anda telah menjawab semua pertanyaan yang pasti akan muncul untuk subjek tersebut.

Keterkinian

Sebelum pertemuan auditor sebaiknya mencoba untuk memperoleh data mengenai kondisi yang berjalan.Tidak ada yang lebih memuaskan =seorang penanya daripada ketika ia mendengar jawaban seperti ini “ Saya baru saja memeriksa maslah itu pagi ini.kondisi tersebut masih sama dengan apa yang telah saya uraikan.

Persiapan

Laporan lisan hendkny memeiliki perhatian analisis yang sama dengan yang diberikan pada sebuah laporan tertulis.Dalam bentuk kerangka pikiran, berikut ini adalah beberapa unsur yang terdapat dalam tahap persiapannya.

·         Menetapkan sasaran

Pelaporan interim

Pelaporan kemajuan pekerjaan

Meminta perhatian untuk sebuah temuan spesifik

·         Menentukan para pendengar presentasi.Berdasarkan sasraranya ,identifikasi pendengar yang paling tepat ,atau apakah pendengarnya adalah karena mendapat perintah? Tentukan karakteristik dari pendengar sehingga presentasi dapat disesuaikan dengan apa yang diminta pendengarnya.

·         Berdasarkan atas sasaran,pendengar,dan materi yang hendak dipresentasikan,susunlah kerangka pemikiran  dari laporan .termasuk:

Materi Perkenaln

Materi substantive

Kesimpulan

·         Yakinkan bahwa setiap segemen dari seriap materi telah dilengkapi dengan hal-hal berikut ini jika memungkinkn.

Latar belakang

Kriteria

Kondisi

Dampak

Penyebab

Rekomendasi

·         Sebisa mungkin gunakanlah alat bantu visual.setaipa segemen dari alaporan sebikny ditampilkan kerangka pemikirannya sehingga pendengar dapat mengikuti secara visual sambil mendengarkan presentasinya.

·         Dengan asusmsi masih tersedianya waktu,lakukanlah “latihan percobaan” atas materi sebelum melakukan presentasi kepada pendengar audit internal yang kritis untuk myakinkankelengkapan ,kejelasan,dan alur dari presentasi.

·         Antisipasikan pertanyaan-pertanyaan yng mungkin muncul dan siapkanlah jawaban-jawabannya.

Penulisan yang baik

Penulisan laporan yang baik membutuhkan suatu pemikiran yang baik, jadi sebelum memulai untuk menulis,luruskan pikiran anda, tempatkan permaalahan pada tempatnya dan sajikan temuan dalam perspektif yang tepat..

Kerangka pikiran

Salah satu cara untuk menguraikan permasalahan,meyakinkan adanya alur pemikiran yang logis dan wajar,adalah dengan menggunakan kerangka pikiran laporan.pembuatan draf kerangka pikran tersebut dapat disederhanakan jika organisasi audit telah memiliki sebuah format standar untuk laporan-laporan rutinnya.

Laporan-laporan terdahulu

Auditor sebaiknya memperhitungkan atau mengambil pelajaran dari laporan-laporan terdahulu.mungkin telah banyak pemikiran yang disajikan dalam laporan tersebut.berbagai macam pengertian telah dipertimbangkan didalamnya,pengungkpn kata yang sulit mungkin telah diobservasi.tidak ragu lagi ,tentu telah dipergunakan pula sebuah format yang tepat.

Draf Pertama

Tidak ada satu penulis pun yang pernah memegang pena atau duduk dihadapan computer,dan tidak pernah mengalami kebuntuan.gigi kendaraanya masuk keposisi netral dan tidak ada yang bergerak. Begitu pula seorang auditor,yang mungkin menunggu datangnya inspirasi sebuah aeal yang semprna yang selanjutnya akan akan memberikan karakter dan minat pada seluruh hal-hal lain yang mengikuti.

Ketika draf pertama telah ditulis ,dipangjas dan dihubungkan,jika tidak dilakukan dengan computer,atau telah diketik dan diketik ulang.pada waktu interim,pemikiran-pemikiran yang terpendam selanjutnya akan matang dan lebih daoat direrima.ketika draf baru tersebut telah siap dan idperiksa, pemikiran baru,pemikiran dan kalimat yang lebih baik akan muncul. Draf ini kemudian akan dilihat oleh sepasang mata baru. Cara-cara baru untuk menyampaikan pesan akan muncul,dan secara bertahap laporan akan berubah bentuk yang diharapkan dan dapat menyampaikan pesan yang diinginkan.

Selanjutnya,setelah lusinan dan lusinan laporan terl\tulis yang melelahkan,penulisan akan mengalami perbaikan,rutinitasnya menjadi tidak begitu menyakitkan,dan produk yang dihasilakn menjadi lebih profesioanal .Tetapi pada awalnya semua jawaban terletak pada pekerjaan lapangan yang baik,kertas kerja yang baik,bukti pendukung,kerangka yang terstruktur dengan baik,dan kegighan yang tinggi.

Bahasa

Tidak ada bahas ayang diakuisisi.Dibutuhkan latihan yang panjang,berat,dan bakat dalam pengguanan kata-kat untuk menguasainya.Tetapi sebagaimana keterampilan yang lain,ada beberapa teknik yang dapat mencegah penulisan tampak bodoh dan terkesan amatir.Ada tiga peraturan mendasar yang dapat membantu setiap penulis laporan: Jagalah tulisan anda tetap sederhana,jagalah tulisan anda tetap jelas,jagalah tulisan anda tetap hidup.

Gunakan kata-kata umum.jangan pernah mencoba untuk memaksa pembaca untuk membuka kamusnya.jika satu kata yang tidak umum adalah satu-satunya yang pantas digunakan,jelaskan kata tersebut.

·         Hilangkan kata-kata yang tidak berguna

·         Jangan masukkan ide-ide,frase,atau kata-kata yang tidak perlu dalam sebuah kalimat tau paragraph

·         Jaga seluruh pemikiran tetap relevan dan berhubungan

·         Buatlah aliran pemikiran  dalam sebuah urutan yang logis

·         Hindari pikiran-pikiran yang saling bertentngan.

·         Hindari memulai sebuah kaliamat dengan kalimat pasif.

Pertimbangkanlah pengalaman dari pembaca. Berikan cukup informasi untuk memberikan latar belakang, tetapi jangan terlalu banyak sehingga menjadi bertele-tele atau berlebih-lebihan.

Ekspresikan ide-ide terkoordinasi dalam bentuk yang sama. Jagalah istilah-istilah yang berhubungan disajikan secara pararel. Melakukan peralihan antara beberapa bentuk yang berbeda untuk pemikiran-pemikiran yang dapat diperbandingkan akan menyulitkan dan membingungkan pembaca.

Jagalah tulisan anda tetap hidup. Gunakanlah kata-kata aksi yang dapat menarik perhatian.

Gunakan kata-kata yang menggambarkan. Hindari persamaan yang samar-samar dan kabur.

Hindari kalimat yang diawali dengan “Sebagai akibat dari,” “Meskipun,” “Walaupun,” “Jika melihat,” dan sejenisnya. Kalimat-kalimat ini cenderung menjadi panjang dan membosankan.

Karakteristik-karakteristik Fisik

Penampilan

Seperti produk-produk pasar yang lain, laporan hendaknya dikemas secara menarik. Laporan sebaiknya memiliki penampilan yang terhormat dan bercita rasa. Pada saat yang sama, hendaknya tidak menunjukkan pengorbanan yang berlebihan untuk pembuatannya. Penampilan yang tampak mahal akan tidak konsisten dengan moto auditor dalam mempraktikkan keekonomisan yang baik.

Panjang

Laporan bisa memiliki panjang yang berbeda-beda. Laporan-laporan yang panjang umumnya diringkas untuk memberikan gambaran kepada manajemen eksekutif akan hasil auditnya. Laporan yang lebih panjang umumnya memiliki daftar isi untuk membuat isi laporan lebih mudah untuk ditemukan.

Pemeringkatan Kualitas

Pada banyak kasus, pemeringkatan itu sebetulnya hanya menunjukkan opini subjektif dari auditor, yang rentan terhadap perselisihan dan argumentasi. Untuk dapat objektif secara wajar, dua faktor berikut ini haruslah berlaku. Pertama, operasi yang akan diperingkat hendaknya mirip. Hanya pada kondisi seperti ini suatu standar dapat dikembangkan dan sama-sama dapat diterapkan untuk operasi-operasi yang berbeda dan sama-sama dapat dipergunakan oleh auditor yang berbeda dari satu departemen audit yang sama. Kedua, kondisi tersebut hendaknya dapat dikuantifikasi—jumlah kesalahan atau perbedaan yang terjadi dalam persediaan.

Pada suatu organisasi, unsur pertama pada laporan adalah peringkatnya (A, B, C, D) atas audit yang dilaksanakan dan untuk tujuan perbandingan peringkat dari audit sebelumnya.

Judul

Judul laporan membutuhkan pertimbangan yang seksama. Judul laporan sebaiknya cukup deskriptif agar dengan jelas menyampaikan isi permasalahan dari laporan. Judul sebaiknya tidak terlalu panjang sehingga dapat menjadi sebuah laporan tersendiri. Dan hendaknya tidak mengartikan cakupan yang tidak dibahas.

Tips untuk Penulisan Laporan Audit

Sebuah artikel di dalam Internal Auditor menguraikan serangkaian tips umum dan tips khusus dalam penulisan dan pengeditan laporan audit. Tips tersebut adalah:

1.      Perlahan-lahan. Pikirlah sebelum Anda menulis. Tulislah apa yang ingin Anda tulis.

2.      Menulislah untuk pembaca Anda yang paling tidak terinformasi. Sederhanakanlah apa yang hendak Anda tulis.

3.      Jika sesuatu hal tampaknya tidak begitu jelas bagi Anda ketika Anda menuliskannya, lakukanlah penulisan ulang sampai hal tersebut jelas.

4.      Tujukan penulisan Anda kepada para pendengar Anda.

5.      Gunakanlah manual gaya penulisan yang baik dan sering-seringlah menjadikannya sebagai referensi. Selalu siapkan satu manual di samping Anda.

6.      Cobalah untuk menulis dan mengeditnya di pagi hari ketika pikiran Anda masih relatif jernih.

7.      Ketika melakukan pengeditan, telaah setiap dokumen paling sedikit tiga kali:

·         Untuk mendapatkan pemahaman umum atas apa yang dikatakan.

·         Untuk menentukan apakah setiap kalimat itu dibutuhkan dan menyampaikan secara tepa tapa yang hendak disampaikan.

·         Untuk menilai gaya, bentuk, dan tata Bahasa.

8.      Percayalah pada pertimbangan Anda walaupun menyakitkan.

9.      Jelaskan mengapa Anda membuat pengubahan pada laporan. Hal ini dapat menjadi suatu proses pembelajaran.

10.  Tetap lakukan usaha Anda yang terbaik.

Strategi yang Efektif dalam Penulisan Laporan

Serangkaian strategi yang efektif untuk penulisan laporan audit internal yang dibahas dalam sebuah surat kabar Internal Auditing oleh Warren Gorham & Lamont. Secara subtantif, berikut ini adalah hal-hal yang ditekankan.

·         Penulisan singkatan secara penuh sebaiknya dilakukan ketika singkatan tersebut dalam sebuah laporan. Jika terdapat banyak singkatan, gunakan lampiran untuk kesemuanya.

·         Rekomendasi hendaknya secara seksama menguraikan prosedur yang akan menyelesaikan masalah.

·         Rekomendasi hendaknya menyelesaikan masalah dasarnya, bukan masalah-masalah dipermukaan atau gejala-gejalanya.

·         Rekomendasi hendaknya diberikan pada segmen dari organisasi klien yang memiliki wewenang untuk mengimplementasikannya.

·         Respon-respon klien atas temuan sebaiknya dimasukkan dalam laporan.

·         Sebuah temuan audit sebaiknya menggambarkan hanya satu situasi.

·         Bahasa yang digunakan sebaiknya objektif dan tidak menghakimi.

·         Gunakan kamus yang telah diperbarui.

·         Buatlah kerangka pikiran dari laporan sebelum memulai membuat dan menuliskannya.

·         Gunakan paragraph-paragraf pendek.

·         Gunakan poin-poin untuk untuk hal-hal pendek daripada menggunakan kalimat.

·         Tempatkan table-tabel panjang dalam lampiran.

·         Kelompokkan temuan-temuan yang serupa bersama-sama.

·         Tempatkan temuan yang paling penting pada awal lapora.

·         Masukkan sebuah ringkasan eksekutif yang berisi temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi.

·         Untuk penekanan, gunakan bullet point, garis bawah, dan jenis huruf cetak tebal atau miring.

Unsur-unsur Laporan Audit Internal yang Baik

Laporan Audit Internal yang baik hendaknya terdiri atas empat bagian di bawah ini:

·         Tujuan.

·         Gambaran umum.

·         Isi.

·         Temuan dan rekomendasi.

Demikian seperti yang diuraikan artikel terbaru dalam Internal Auditing Alert membahas unsur-unsur diatas sebagai inti sari dari Standar 2410 IIA.

·         Tujuan

-          Sifat.

-          Objektif.

-          Lingkup (kedalaman kerja dari):

§  Area yang sedang ditelaah.

§  Kedalaman sampling.

·         Gambaran Umum

-          Fungsi-fungsi klien.

-          Ukuran dan anggaran dari organisasi klien.

-          Volume yang diproduksi.

-          Perubahan-perubahan terakhir pada operasi.

-          Struktur pelaporan.

-          Perubahan-perubahan pada manajemen klien.

·         Isi

-          Pekerjaan audit yang dilaksanakan.

-          Hasil dari pekerjaan audit.

·         Temuan dari rekomendasi

-          Kriteria.

-          Kondisi.

-          Penyebab.

-          Dampak.

-          Rekomendasi.

Laporan-laporan Pendek.

Banyak manajer-manajer senior dibatasi oleh tekanan dari posisi mereka dalam meluangkan cukup waktu guna membaca laporan audit yang cukup panjang. Akibatnya, beberapa aktivitas audit telah mengembangkan apa yang disebut “laporan pendek”. Laporan ini dibatasi hanya sepanjang lima halaman, dalam beberapa kejadian bahkan hanya satu hingga dua halaman. Materinya telah teringkas, biasanya menjadi satu paragrap untuk setiap temuan audit.

Jenis yang lain untuk “pelaporan pendek” adalah dengan melakukan laporan lisan menggunakan PowerPoint atau transparansi overhead yang umum dipakai dengan sebuah Salinan untuk para eksekutif yang menghadiri presentasi.

Laporan yang Lebih Cepat—Pilihan Lain

Salah satu metode yang lain untuk memperoleh waktu yang minimum antara penyelesaian pekerjaan lapangan dengan diterbitkannya laporan audit adalah melalui penggunaan komputer dalam mengirimkan status terkini atas temuan kepada klien dan supervisor. Pengeditan dan klarifikasi oleh supervisor akan diberikan melalui computer kepada staf auditor. Begitu pula, pertanyaan-pertanyaan untuk fakta-fakta dan dan presentasi dapat dimasukkan langsung ke dalam komputer oleh klien. Jadi, temuan-temuan audit yang ada akan secara konsisten terus berada dalam tahap penyempurnaan sehingga nantinya pada akhir pekerjaan lapangan, rapat akhir hanyalah sekedar formalitas saja.

Keamanan Informasi

Keamanan informasi adalah tanggung jawab manajemen. Aktivitas audit internal hendaknya dapat menentukan bahwa:

·         Manajemen sadar akan tanggungjawab ini.

·         Tidak terdapat risiko pelanggaran fungsi keamanan informasi.

·         Jika terdapat situasi di mana terjadi kegagalan dalam usaha pengamanan, manajemen telah menyadari akan adanya situasi tersebut.

·         Tindakan-tindakan perbaikan telah dilakukan untuk menyelesaikan setiap dan seluruh masalah keamanan informasi.

·         Tindakan-tindakan pencegahan, pendeteksian, dan mitigasi telah dilakukan untuk menjamin keamanan informasi.

Pengeditan Laporan

Penelaahan

Penelaahan ini dilaksanakan untuk menempatkan temuan-temuan yang dilaporkan dalam perspektif yang tepat, untuk memastikan bahwa kebijakan-kebijakan organisasi audit telah diikuti, serta untuk menjamin adanya keakuratan, logika, dan gaya penulisan yang dapat diterima.

Proses penelaah itu sendiri adalah arena pelatihan bagi auditor tersebut. Penelaahan sebaiknya menunjukkan kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam pemikiran atau dalam pengembangan atas fakta-fakta yang ada. Penelaahan hendaknya menyoroti hal-hal yang seharusnya diperhatikan oleh auditor untuk audit selanjutnya. Penelaah juga berutang kepada auditor untuk menjelaskan perubahan-perubahan dan perbaikan-perbaikan yang ia buat sehingga kekurangan-kekurangannya dapat diperbaiki. Oleh sebab itu, penelaah sebaiknya memiliki pemahaman yang menyeluruh atas faktor-faktor yang memberikan kontribusi dalam pelaporan.

Pada dasarnya, si penelaah, apa pun posisinya, akan memiliki kepentingan pada kelayakbacaan, kebenaran, dan ketepatan:

Kelayakbacaan. Penelaah akan mencoba memutuskan seberapa jelas laporan tersebut telah diterima oleh para pembacanya. Apakah telah menempatkan fondasi dan latar belakang yang benar? Apakah kalimat-kalimatnya telah terstruktur dengan baik? Apakah paragraph-paragrafnya memiliki kalimat-kalimat topik dan apakah laporan tersebut pendek? Apakah bahasanya jelas dan bebas dari istilah-istilah teknis? Apakah pemikiran yang disampaikan mengalir dengan bebas dan logis? Apakah pesan yang disampaikan telah jelas?

Kebenaran. Apakah tata bahasa dan pemutusan kalimat telah tepat? Apakah kebijakan pelaporan dari departemen telah diikuti? Apakah pemikiran-pemikiran audit telah tersambung dengan benar? Apakah ide-ide dan kesimpulan yang diringkas telah didukung dengan baik? Apakah laporan tetap berpegang teguh pada tujuannya? Apakah laporan tersebut telah menggunakan seluruh data signifikan yang telah dikumpulkan pada saat pekerjaan lapangan? Apakah kertas kerja telah mendukung pernyataan yang dilaporkan?

Ketepatan. Apakah nada yang digunakan sesuai? Apakah opini telah dipisahkan dari fakta? Apakah sikap yang diambil telah objektif? Apakah kekurangan-kekurangan kecil diberikan terlalu banyak tempat dan kekurangan-kekurangan besar mendapat terlalu sedikit? Apakah laporan telah melakukan pekerjaan yang baik dalam menjual pemikiran, sekaligus tidak membuang waktu pada masalah-masalah yang tidak penting?

Koreksi Ejaan

Karena sifat ilmiah dari laporan audit—menentukan kesalahan, mengungkapkan penyimpangan, menyarankan perubahan—maka setiap kesalahan yang terdapat dalam laporan itu sendiri akan tampak diperbesar bagi mata pembacanya.

Kesalahan-kesalahan ketik dan kesalahan kecil lainnya akan mengalihkan perhatian pembaca dari tulisan dan karenanya melemahkan kekuatan dari subyek yang dipermasalahkan. Pembaca mungkin mulai memikirkan mengenai si penulis daripada apa yang dituliskan. Mereka mungkin mulai berpikir apakah kesalahan-kesalahan yang terdapat di dalam tulisan dapat menjadi indikasi atas kesalahan yang signifikan dari pekerjaan atau terhadap dokumen itu sendiri.

Auditor yang melakukan pengecekan ejaan karenanya harus memperlambat pekerjaannya dan mengikuti prosedur dengan seksama sebelum menendatangani laporan dan mengeluarkannya. Direktur audit sebaiknya menyusun sebuah praktik rutin yang memastikan bahwa seluruh langkah yang dibutuhkan telah dilaksanakan guna menjamin keakuratan penuh dari laporan. Praktik rutin yang diuraikan di bawah ini terbukti dapat bermanfaat:

Perbandingan. Setelah laporan diselesaikan, hendaknya laporan tersebut dibandingkan terhadap drafnya dengan cara membacanya keras-keras.

Cek referensi. Auditor sebaiknya memberi tanda “cek” pada Salinan dari laporan final untuk setiap pernyataan faktual, setiap angka, setiap nama, dan setiap tanggal yang terdapat di dalamnya. Tanda tersebut akan menjadi bukti bahwa setiap unsur telah direferensi balik ke data asalnya.

Gambar keseluruhan. Auditor sebaiknya memfokuskan perhatian mereka pada keseluruhan susunan laporan. Setiap ketidakkonsistenan dalam format, judul, dan tabulasi akan langsung terlihat oleh auditor. Auditor sebaiknya juga, pada kesempatan ini, membaca laporan tersebut untuk memeriksa kewajaran dan alurnya.

Gambaran terperinci. Setelah auditor telah puas akan susunan, arti, dan alur dari laporan, mereka sebaiknya memberikan fokus kepada kesalahan-kesalahan ketik yang mengesalkan dan sangat mudah mengecoh mata mereka. 

Sumber:

Sawyer, Lawrence B. 2005. Sawyer’s International Auditing. Jakarta: Salemba Empat.