Penelahaan dan Tanggapan Laporan Audit

PENELAAHAN DAN TANGGAPAN LAPORAN AUDIT

A.  Penelaahan Laporan

Siapa yang menelaah Draf laporan ?

Empat jenis penelaahan laporan audit yang dapat dilakukan :

1. Segmen – Segmen Laporan Audit

2. Draft Laporan Audit

3. Laporan audit yang telah selesai dan diterbitkan

4. Rekomendasi-rekomendasi yang masih belum dilaksanakan

Siapa yang menelaah draf laporan akan tergantung pada sifat dari jenis penelaahan laporan itu sendiri dan pada minat atau kepentingan dari tiap-tiap manajer dan eksekutif.

Penelaahan draf dari sebuah laporan yang sangat memuaskan – sebuah laporan yang mencakup beberapa area atau fungsi yang relatif kecil dan terdefinisikan dengan baik serta tidak terdapat temuan atau rekomendasi – dapat dibatasi hanya oleh manajer lini dan atasannya saja.

B.  Menentukan Waktu Penelaahan

Pastinya, jika jumlah penelaahan yang dilakukan semakin banyak, maka akan semakin lama penundaan yang terjadi dalam penerbitan laporan final. Kenyataan ini menempatkan auditor pada satu dilema.di satu sisi mereka menginginkan untuk memberikan kesempatan kepada seluruh pihak yang memiliki kepentingan melakukan penelaahan atas draf laporan, disisi yang lain mereka menyadari perlunya dilakukan pelaporan secara tepat waktu.

Setelah membuat draf laporan, auditor hendaknya menyiapkan daftar penerima distribusi laporan. bersama dengan supervisor audit, mereka memutuskan pihak-pihak mana yang sebaiknya menelaah laporan dan bagaimana urutan penelaahan tersebut.

C.  Penelaahan Laporan Audit Secara Bersamaan

Unsur – unsur penelaahan audit secara bersamaan akan meliputi :

· operasi yang sedang diaudit

· pejabat-pejabat yang bertanggung jawab

· penghubung audit

· tanggal audit dimulai

· tanggal permintaan dilakukannya penelaahan ini

· rincian temuan :

- Kriteria yang digunakan

- Kondisi yang ditemukan

- Penyebab

- Dampak

- Rekomendasi

· Auditor Ketua (kepada siapa jawaban sebaiknya dialamatkan)

Penerimaan laporan interim yang lebih awal dari klien memungkinkan cukup waktu untuk menyelesaikan perbedaan - perbedaan yang mungkin terjadi, sambil menyelesaikan aspek-aspek audit yang lain. Hal ini juga memberikan kesempatan bagi klien untuk membantu merancang rekomendasinya dan sekaligus mulai melakukan implementasi atas rekomendasi tersebut pada saat laporan pada akhirnya diterbitkan.

D.  Rapat Penelaahan

Rapat ini adalah milik auditor, auditor dapat menentukkan arah dari rapat.

Ada beberapa hal yang dapat dipertimbangkan dalam menyiapkan suasana secara lisan yaitu :

1.    Lingkup pemeriksaan

2.    Tingkat signifikan dari permasalahan yang di telaah

3.    Pemahaman atas kesulitan-kesulitan yang dihadapi oleh klien dalam melaksanakan tanggung jawabnya.

4.    Kemauan untuk membahas semua permasalahan serinci apapun jika dibutuhkan.

5.    Fakta bahwa laporan tidak mengandung kejutan apapun,  bahwa seluruh aspek dari teman telah didiskusikan selama pekerjaan lapangan. Aku <jika auditor belum melakukannya, maka tidak ada orang lain yang patut disalahkan apabila terjadi kesulitan dalam pelaksanaan penelaahan draf laporan>

6.      Komentar mengenaj berapa banyak permasalahan yang telah diperbaiki, aku berada banyak yang masih dalam proses perbaikan, dan berapa banyak yang masih harus diperbaiki.

7.      Kerja sama yang di terima selama audit dilaksanakan.

8.      Keyakinan bahwa klien akan diberikan kartu kredit didalam laporan untuk semua tindakan perbaikan yang disarankan, diterapkan, atau diselesaikan

E.  Menghindari dan Menyelesaikan Konflik

Auditor sebaiknya melakukan persiapan secara menyeluruh untuk menghadapi kemungkinan terjadinya konflik dan perselisihan. Harus mampu menyajikan informasi, mendukung fakta, aku dan memperkuat temuannya tanpa kesulitan atau penundaan.

Berikut adalah alasan lain mengapa dapat terjadinya perselisihan dan konflik, alasan ini berhubungan dengan aspek dari perubahan yaitu klien dapat:

1.       Merasa khawatir akan dampak negatif yang mungkin timbul akibat rekomendasi yang diberikan.

2.       Merasa khawatir akan terjadinya dislokasi dan kekacauan birokrasi yang akan disebabkan oleh kepatuhan terhadap rekomendasi.

3.       Kecewa akan adanya rekomendasi yang menyatakan secara tidak langsung bahwa metode yang di gunakan sekarang adalah tidak memadai.

Masalah-masalah kekhawatiran dan konflik di atas dapat dinetralkan oleh komentar-komentar positif dan membangun dari auditor yang menunjukkan dengan jelas :

1. Hasil-hasil yang positif dan negatif yang akan diakibatkan oleh kepatuhan terhadap rekomendasi.
2. Perubahan-perubahan spesifik yang dibutuhkan untuk melaksanakan rekomendasi dan bagaimana hal tersebut dapat memberikan dampak kepada klien.
3. Bahwa rekomendasi yang diberikan adalah bersifat evolusioner, bukan revolusioner, dan bagaimana rekomendasi tersebutkan dapat meningkatkan operasi.

Auditor harus menyadari bahwa klien berada di pihak defensif. Aku bagaimana pun caranya, dinding, pembatas defensif harus dihilangkan dan akhirnya persetujuan dapat dicapai.

Berikut aturan yang dapat membantu yaiti :

1. Gunakan sikap yang baikMerupakan sikap yang kurang baik jika langsung mengatakan, "saya tidak setuju dengan anda" atau "anda salah".

2. Gunakan kalimat nonpersonalDalam menunjukkan leberatan, hindari mengawali kalimat dengan kata "anda". Hal ini mengandung arti seperti auditor keberatan terhadap individu dan bukan konsep atau idenya.

3. Gunakan dasar pemikiran yang samaJika sepertinya rapat telah menemui jalan buntu, melangkah mundurlah hingga tercapai persetujuan atas beberaoa hal meskipun hanya persetujuan bahwa masalahnya tidak mudah diatasi.

4. Jangan sudutkan siapapunJangan melakukan penekanan terhadap klien atas sebuah pernyataan yang telah mereka setujui

5. Jangan sarankan antara mengungkapkan pandangan dengan perselisihanSering kali yang diperlakukan hanyalah memberikan kesempatan bagi klien untuk mengungkapkan apa yang ada di hati mereka.

F.   Mendapatkan Penerimaan Untuk Rekomendasi Yang Diajukan

Metode kendig adalah menerbitkan laporan dengan mencantumkan temuan audit tetapi tanpa memberikan rekomendasinya.

Kendig menyarankan sebuah metode menarik yang dapat meringankan konflik-konflik yang sering kali menyertai rekomendasi auditor untuk melakukan tindakan perbaikan.

Pada saat menerima rekomendasi, auditor selanjutnya memiliki hak untuk mengevaluasi pendekatan-pendekatan yang direkomendasikan dan menyetujui atau menolaknya. Jika auditor menolak sebuah rekomendasi, maka mereka harus memberikan penjelasan mengaoa mereka berargumen tindakan rekomendasi tersebut adalah tidak relevan, tidak dapat, atau tidak layak untuk dilaksanakan.

Prosedur ini membalik metode yang umum digunakan dimana auditorlah yang membuat rekomendasi dan selanjutnya diminta untuk mempertahankannya. Klien mungkin agak enggan menerima rekomendasi auditor tersebut yang tentunya tidak akan menerimanya dengan sepenuh hati dan melaksanakannya dengan penuh antusias.

Di sisi lain, Camfield memiliki beberapa saran untuk meningkatkan respons yang diberikan oleh manajemen atas temuan audit dan rekomendasinya.

1. Rekomendasi harus spesifik terhadap masalahnya dan tindakan perbaikan harus dapat diukur.
2. Identitas yang direkomendasikan sebaiknya tergantung pada implementasinya di garis depan tingkat operasionalnya.
3. Auditor dan manajemen klien harus memiliki rasa toleransi satu sama lain.
4. Pelaksanaan audit harus menjadi sebuah aktivitas yang mampu memberikan bantuan kepada manajemen operasional secara tepat waktu dan terus berlangsung.
5. Auditor harus menulis laporan yang dapat dipahami dan berorientasi pada tindakan.

·   Rekomendasi yang berkualitas : Dasar dari kerja audit yang efektif adalah rekomendasi-rekomendasi yang jika diimplementasikan dengan benar, dapat mencapai hasil yang ditetapkan dan bermanfaat. Rekomendasi tersebut harus menyatakan dasar implementasi yang jelas, meyakinkan, dan dapat dilaksanakan. Kegunaan dan relevansinya sebaiknya dievaluasi ulang seiring dengan kemajuan tindakan penindaklanjutan.

· 
   Komitmen : auditor dan organisasi audit harus memiliki komitmen dalam mengidentifikasikan dan menghasilkan perubahan yang dibutuhkan. Komitmen auditor tersebut hendaknya bersifat pribadi dan professional.

· 
    System pengawasan dan penindaklanjutkan : organisasi audit hendaknya memiliki sebuah system yang menyediakan struktur dan disiplin yang dibutuhkan untuk mendorong dilakukan tindakan untuk rekomendasi audit.

· 
    Perhatian khusus pada rekomendasi penting : Auditor harus memastikan bahwa rekomendasi penting telah dipertimbangan secara wajar jika penggunaan efektif atas tga prinsip pertama diatas tidak dilaksanakan sebagaimana mestinya.

“Action-Oriented Recommendations” (Rekomendasi yang Berorientasi Tindakan) GAO ini hendaknya : (1) diarahkan dengan tepat (2) tepat sasaran (3) spesifik; (4) meyakinkan; (5) signifikan, serta  (6) memiliki nada dan isi yang positif. Agar efektif, rekomendasi tersebut hendaknya (1) berkaitan dengan penyebab-penyebab yang mendasarinya; (2) dapat dilaksanakan; (3) efektif dari segi biaya; dan (4) mempertimbangkan alternative-alternatif lain.

Teknik-teknik penindaklanjutan yang disarankan melalui Practice Advistory 2500-1 (standar 2500, “monitoring Progress” mengawasi kemajuan pekerjaan meliputi :

·         Menempatkan observasi dan rekomendasi penugasan pada tingkatan manajemen yang tepat yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan perbaikan.

·         Menerima dan mengevaluasi respons-respons manajemen atas observasi dan rekomendasi penugasan selama penugasan berlangsung atau dalam jangka waktu yang memadai setelah komunikasi dari hasil-hasil penugasan dikeluarkan.

·         Menerima berita-berita dari manajemen yang digunakan untuk mengevaluasi status dari usaha-usaha manajemen untuk memperbaiki kondisi yang sebelumnya telah dikomunikasikan.

·         Menerima dan mengevaluasi informasi dari unit-unit organisasi lain yang diberi tugas dan tanggung jawab untuk melakukan prosedur-prosedur yang memiliki sifat penindak lanjutan.

·         Melaporkan kepada manajemen senior atau dewan mengenai status tanggapan atas observasi dan rekomendasi.

G. Opini Audit

Opini audit tidak dapat didelegasikan atau dikompromikan. Opini audit dapat diberikan hanya jika si auditor dapat mempertahankan dan mendukungnya serta bersedia untuk membuktikannya serta bersedia untuk membuktikannya dengan membutuhkan tanda tangannya.

Opini professional auditor tidak dapat dinegosiasikan. Opini tersebut adalah apa-apa yang mereka percayai dengan sepenuh hati, berdasarkan apa yang mereka lihat. Oleh karena itu harus dengan jelas dipahami bahwa, meskipun auditor bersedia untuk membahas fakta-fakta dan arti dari fakta-fakta tersebut, opini audit itu sendiri bukanlah subjek untuk ditawarkan atau diterima.

H.  Penyebab dan Dampak 

Manajemen senior sangat berkepentingan dengan penyebab maupun dampak dari kondisi-kondisi yang dilaporkan oleh auditor. Memahami penyebab dan dampak tersebut dapat menjadi satu factor yang signifikan bagi pengambilan keputusan dari eksekutif  klien. Karenanya akan sangat baik jika auditor menelaah seluruh permasalahan ini selama penelaahan draf laporan.

Satu potensi sumber terjadinya konflik dalam laporan audit adalah pernyataan auditor yang berkaitan dengan dampak yang diakibatkan oleh kondisi yang menyimpang.

I.     Melakukan Penelaahan terhadap Revisi

Setelah dilakukan penelaah pada draf laporan, mungkin diperlukannya beberapa perubahan. Seberapa signifikan perubahan tersebut tentu menjadi masalah pertimbangan. Begitu pula kebutuhan untuk menelaah kata-kata yang telah diubah oleh pihak-pihak yang belum melihat revisi tersebut.

J.    Tanggapan untuk Laporan

Aktivitas-aktivitas audit internal yang telah memiliki wewenang dalam meminta diberikannya tanggapan untuk temuan-temuan yang mereka laporkan, atau untuk melakukan evaluasi atas kecukupan tindakan perbaikan, berarti telah kehilangan efektivitasnya. Arahan-arahan  atau kebijkan manajemen harus menyatakan dengan jelas bahwa laporan audit yang memerlukan tindakan perbaikan harus ditanggapi secara tertulis.

Auditor memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan situasi yang terjadi dan merekonsiliasikan serangkaian tindakan tetapi bukannya serangkaian tindakan yang sesuai dengan kondisi lapangan. Tetapi tetap saja tanggung jawab untuk mengevaluasi usulan tindakan perbaikan yang diperintahkan oleh manajemen dan memutuskan apakah dapat atau tidak dapat memperbaiki situasi yang terjadi tetap berada pada pihak auditor.

Aktivitas audit sebaiknya juga memiliki sebuah metode formal untuk menutup status laporan yang telah mendapat respons yang memuaskan. Metode ini dapat berupa sebuah formlir memorandum kepada eksekutif audit dengan mencantumkan tanda tangan auditor yang bersangkutan. Memorandum tersebut hendaknya menyatakan bahwa auditor telah puas atas respons yang diberikan dan laporan dapat ditutup.

  

LAPORAN UNTUK MANAJEMEN EKSEKUTIF DAN DEWAN

Apa yang Dilakukan oleh Laporan

Laporan kepada manajemen senior dan dewan melalui komite audit memiliki dua tujuan. Pertama adalah untuk mengkomunikasikan hal-hal yang telah dicapai oleh audit internal. Sedangkan yang lainnya adalah untuk menjelaskan apa-apa yang telah diamati oleh audit internal.

Laporan aktivitas menjelaskan sampai sejauh mana audit internal mampu memenuhi sasarannya. Laporan ini menguraikan ruang lingkup dan kedalaman usaha audit internal.

Laporan evaluasi memberikan informasi tentang perusahaan yang tidak tersedia ditempat lain kepada manajemen dan dewan. Laporan keuangan yang diaudit oleh akuntan independen, memberikan informasi yang objektif tentang kesehatan keuangan perusahaan. laporan operasional menguraikan operasi dari sudut pandang manajer operasional. Yang mungkin dapat atau tidak dapat sepenuhnya objektif. Sedangkan laporan evaluasi dari  auditor internal, memberikan informasi yang objektif akan kesehatan operasional perusahaan dan membantu mendukung laporan auditor eksternal dan surat manajemen.

Reporting to the board and Senior Management, [pelaporan kepada Dewan dan Manajemen Senior] menyebutkan kewajiban dari direktur audit untuk menerbitkan laporan tersebut sebagai berikut :

1.      Direktur audit hendaknya memberikan laporan aktivitas kepada manajemen senior dan dewan setiap tahun atau lebih banyak frekuensinya jika dibutuhkan.

2.      Observasi penugasan yang penting adalah kondisi-kondisi yang berdasarkan pertimbangan dari direktur audit, dapat memberikan dampak yang merugikan bagi perusahaan. Observasi yang penting dapat meliputi kondisi yang berhubungan dengan ketidak wajaran, kegiatan-kegiatan ilegal, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, pemborosan, ketidakefektifan, konflik kepentingan, dan kekurangan kontrol.

Dewan dewasa ini telah semakin profesional. Mereka juga semakin paham akan akuntabilitas mereka untuk apapun yang terjadi di perusahaan.

Para anggota dewan mungkin tidak akan dapat membaca seluruh laporan pemeriksaan audit internal, tetapi mereka akan sangat tertarik dengan laporan ringkasan dari seluruh kontrol perusahaan secara keseluruhannya dan kinerjanya :

·         Ringkasan  temuan -temuan audit dan kesimpulannya

·         Status dari kontrol internal perusahaan

·         opini auditor internal atas aktivitas yang telah ditelaah.

·         Temuan-temuan material yang belum diperbaiki

·         Tren keseriusan dan kepelikan penyimpangan yang dilaporkan

·         Koordinasi antara auitor internal dengan auditor eksternal

·         Risiko-risiko yang tetap tidak terjaga

Faktor faktor untuk Pelaporan kepada Komite

Karen Grandstand, wakil presiden dari Minneapolis Federal Reserve Bank, menguraikan serangkaian unsur yang dipercaya oleh para direktur dan manajemen senior seharusnya terdapat didalam fungsi audit internal. Unsur-unsur tersebut adalah :

•         Struktur : penempatan sehingga memiliki posisi yang independen

•         Manajemen, penempatan staf, dan kualitas audit : tanggung jawab seharusnya berada dibawah satu orang manajer.

•         Ruang lingkup : penelaahan dan pengujian seharusnya mencerminkan sifat kerumitan dan risiko dari aktivitas-aktivitas yang terdapat didalam dan diluar neraca.

•         Komunikasi : manajemen senior seharusnya mendukung perkembangan komunikasi secara terbuka dan pemeriksaan permasalahan secara kritis, menciptakan kesadaran akan temuan-temuan auditor internal dan solusi dari manajemen operasional atas kekurangan kontrol internal yang diidentifikasi.

Komunikasi dengan Dewan

Dewan dan komite audit harus memberikan ekspektasi dan auditor harus memberikan komunikasi dengan jujur mengenai kualitas dari pelaporan keuangan perusahaan. (Laporan Public Oversight Board, September 1995 )

Beberapa pelajaran dapat diambil dari penelaahan atas SAS 61 AICPA "Communications with Audit Committees " [komunikasi dengan komite Audit]. Pernyataan ini membahas persyaratan komunikasi yang meliputi area berikut ini :

•         Penggelapan dan tindakan ilegal

•         Penyimpangan kontrol internal

•         Kebijakan-kebijakan akuntansi yang signifikan

•         Estimasi estimasi akuntansi

•         Penyesuaian penyesuaian audit yang signifikan

•         Ketidak sepakatan dengan manajemen

•         Kesulitan yang dihadapi dalam melaksanakan audit.

Eksekutif audit internal hendaknya membahas area-area diatas dengan komite audit. Rincian dari masing-masing diatas yang menjadi perhatian komite sebaiknya digambarkan secara dettai, yang menguraikan implikasi-implikasi penyimpangan yang merugikan.

Laporan Aktivitas

Sebelum adanya practice advisory 2060-1, beberapa auditor internal berargumen bahwa laporan aktivitas tidak diperlukan laporan audit internal yang digunakan saat ini, laporan yang diterbitkan untuk menunjukkan hasil audit yang spesifik adalah bukti terbaik atas pencapaian-pencapaian audit. Laporan audit internal yang ada memang memberikan informasi yang berharga dan menunjukkan masalah-masalah yang memerlukan tindakan perbaikan, tetapi pada dasarnya laporan tersebut seperti surat kabar edisi kemarin. Laporan tersebut menjadi tidak jelas seiring dengan berlalunya waktu dan peristiwa, serta jarang sekali dibaca sampai selesai oleh para anggota dewan.

Pencapaian audit internal sering kali dinyatakan dalam dolar, yang dapat meraih perhatian lebih banyak daripada pencapaian-pencapaian yang lain. Akan tetapi tingkat pengembalian dolar hanyalah salah satu dari pencapaian audit, sering  kali yang dihasilkan hanyalah jasa bagi organisasi saja. Penggunaan pengembalian dalam dolar juga mengaburkan audit yang produktif melalui rekomendasi-rekomendasi yang memberikan nilai tambah dan meningkatkan pelayanan kepada berbagai klien di dalam organisasi dan bagian serta fungsi integralnya.

Auditor internal sebaiknya secara berkala meminta perhatian dari para eksekutif dan dewan akan ringkasan pencapaian ini, baik dalam bentuk uang maupun yang lain, untuk  menunjukkan nilai dari kontribusi yang telah diberikan oleh audit internal. Subyek yang dimasukkan dalam laporan aktivitas, antara lain:

·      Perbandingan antara pekerjaan yang diprogramkan dengan pekerjaan yang tercapai

·      Jumlah dan keragaman dari aktivitas yang diaudit

·      Jumlah dan jenis laporan yang diterbitkan

·      Jumlah komunikasi lain yang dilakukan dengan manajemen

·      Biaya pengoperasian departemen audit

·      Jumlah pengembalian dan penghematan yang dilakukan

·      Status dari eksposur risiko

·      Jumlah dan jenis studi-studi manajemen khusus

·      Kuantifikasi, jika memungkinkan, atas peningkatan jasa yang diberikan kepada unit—unit internal atau kepada orang-orang atau organisasi-organisasi luar.

·      Efektivitas dari pekerjaan audit

·      Kualitas dari aktivitas audit eksternal.

Selain itu, auditor internal sebaiknya waspada terhadap permasalahan-permasalahan di mana manajemen atau para anggota dewan telah menunjukkan minat yang khusus, aktivitas yang berisiko tinggi, koordinasi dari aktivitas audit internal dan eksternal sehingga dapat meminimalisasi total pengeluaran untuk audit, dan komprehensivitas cakupan.

Perbandingan antara pekerjaan yang diprogramkan dan pencapaiannya. Untuk setiap proyek audit internal, jumlah hari audit yang diprogramkan dan digunakan dapat diperbandingkan. Jumlah hari yang diprogramkan dapat diambil dari jadwal audit jangka panjang. Jumlah hari audit yang digunakan dapat diringkas untuk setiap proyek pada register yang tercantum di dalam tiap-tiap laporan waktu.

Aktivitas yang diaudit. Informasi tentang jumlah dan keragaman aktivitas yang diaudit dapat digabungkan dam sebuah formulir yang dibuat setiap selesai proyek audit selesai dilaksanakan. Formulir ini akan memiliki banyak kegunaan. Memberikan tempat untuk menyampaikan opini audit secara keseluruhan atas keseluruhan proyek, namun juga dapat memberikan opini yang tersegmentasi.

Beberapa audit organisasional yang besar melibatkan sejumlah aktivitas penting. Masing-masing aktivitas itu sendiri bisa lebih besar dari beberapa aktivitas lain yang membentuk sebuah proyek audit.

Biaya operasional departemen audit. Kenaikan biaya dapat diakumulasikan dengan mencatat gaji, tunjangan dan cadangan untuk cuti dan estimasi izin sakit, perjalanan dinas, dan biaya langsung lainnya. Kenaikan biaya overhead ini dapat ditentukan jumlahnya melalui diskusi dengan departemen anggaran setiap tahun. Tetapi biaya inkremental sebaiknya disajikan dalam secara terpisah. Biaya audit dapat dihitung dan dilaporkan untuk setiap laporan audit. Penghitungan biaya berdasarkan aktivitas dapat menghasilkan perhitungan yang lebih teliti untuk setiap audit.

Jumlah pengembalian dan penghematan. Jumlah ini sebaiknya dikumpulkan dalam sebuah catatan khusus yang menyebutkan nama proyek dan menganalisis jumlah uang yang telah dikembalikan atau dihemat. Catatan ini akan menunjukkan estimasi jumlah penyelamatan pada akhir periode pelaporan dan jumlah pengembalian aktual setelah dapat dipastikan. Informasi yang diproyeksikan hendaknya juga dihitung dan dilaporkan.

Pelaporan jumlah uang yang dihemat dapat menjadi sebuah permasalahan yang sensitif. Hal ini mungkin relatif sederhana ketika menyangkut pengembalian kelebihan pembayaran, jumlahnya biasanya terlalu kecil untuk diributkan. Tetapi penghematan yang didapat karena peningkatan sistem atau penghapusan pekerjaan-pekerjaan yang tidak dibutuhkan dapat menimbulkan interpretasi yang  berbeda dari auditor maupun kliennya.

Produktivitas Audit

Produktivitas biasanya dianggap sebagai perbandingan antara input yang berasal dari sumber daya dan output yang berupa produk atau jasa. Sebuah akibat sering kali sulit untuk diukur karena berhubungan dengan suatu kondisi seperti hubungan masyarakat yang lebih baik, peningkatan hubungan karyawan, penurunan jumlah karyawan yang sakit, peningkatan jenjang pendidikan, atau hubungan dengan klien atau pelanggan yang lebih baik.

Ujian terakhir dari keberhasilan audit adalah produktivitasnya. Untuk menentukan apakah sebuah audit telah produktif, audit tersebut harus memiliki tujuan. Tujuan ini sebaiknya dinyatakan dalam bentuk output atau akibat yang diharapkan dari tindakan audit, atau keduanya.

Dalam situasi yang ideal, petunjuk audit tidak hanya mencantumkan tujuan audit tetapi juga spesifikasi tentang  bagaimana pencapaian dari tujuan tersebut diukur. Ketika terdapat  kondisi seperti ini, maka produktivitas audit dapat ditentukan, dan ketika telah diketahui, dapat dilaporkan sebagai salah satu bagian dari laporan aktivitas audit.

Produktivitas audit sering kali disalahartikan dalam pelaporan sebagai:

-          Jumlah audit yang selesai dilaksanakan

-          Jumlah hari kerja yang digunakan untuk mengaudit

-          Perbandingan matra jumlah biaya audit yang terjadi dengan anggaran audit

-          Biaya yang dihapuskan (dihemat) atau uang yang diterima.

Contoh Laporan Aktivitas

Laporan semacam ini dapat diterbitkan setiap enam bulan. Pada pembukaannya menjelaskan tujuan dari departemen audit internal. Kemudian menunjukkan jumlah  hari audit yang dianggarkan dan telah digunakan. Manajemen senior dan dewan juga akan mendapatkan penentuan gabungan atas fungsi-fungsi audit yang telaah. Penentuan ini didasarkan atas opini-opini audit yang dinyatakan di dalam segmen-segmen laporan audit, satu laporan audit mungkin mencakup beberapa segmen sekaligus.

Laporan ini juga menganalisis pengungkapan-pengungkapan audit dan penyebab dari kekurangan yang dilaporkan. Laporan ini menuturkan bantuan khusus yang telah ditentukan diberikan kepada manajer organisasi dan jumlah yang dihemat maupun diselamatkan. Laporan pada akhirnya ditutup dengan rencana audit  untuk tahun depan.

Laporan ini dikenal karena keringkasannya, laporan ini menyajikan sejumlah materi yang cukup banyak dalam beberapa halaman dan menyoroti permasalahan-permasalahan yang signifikan di catatan pinggirnya. Oleh karena itu, para anggota manajemen puncak, komite audit, dan dewan komisaris dapat melihat atau membaca laporan tersebut dalam waktu yang sangat singkat.

Beberapa organisasi audit memberikan tambahan informasi umum berikut ini ke dalam ringkasan laporan aktivitas mereka.

-          Nama-nama dan latar belakang para auditor internal

-          Sebuah daftar tujuan pekerjaan, termasuk aktivitas- aktivitas atau organisasi baru, area-area sensitif yang hendak diaudit, dan hal-hal lain di luar rutinitas normal.

-          Cara-cara meningkatkan koordinasi antara pekerjaan audit internal dan eksternal.

-          Pekerjaan yang dilakukan atas pembayaran- pembayaran dan praktik-praktik yang diragukan

-          Pekerjaan yang dilakukan atas kontrol manajemen dan akuntansi internal yang menjamin kepatuhan terhadap ketetapan- ketetapan yang ada

-          Pekerjaan atas audit yang menyangkut kesempatan bekerja yang sama dan tindakan menyetujuinya

-          Alasan untuk setiap penyimpangan yang terjadi dari jadwal audit internal jangka panjang

-          Hasil peer review atas fungsi audit internal

-          Komentar- Komentar tentang filosofi audit dan perluasan ruang lingkup audit internal di dalam perusahaan seperti evaluasi risiko, aspek-aspek lingkungan, dan etika

-          Kepatuhan terhadap persyaratan- persyaratan profesional seperti standar

Contoh Laporan Grafik

Beberapa organisasi menggunakan grafik dan diagram untuk menggambarkan tingkat pekerjaan audit yang telah dilaksanakan.

Sebagai pendukung grafik ini diberikan laporan status yang menguraikan hal-hal seperti:

-          Perluasan penggunaan sistem informasi dan analisis kuantitatif

-          Perluasan penggunaan presentasi visual kepada manajemen

-          Penerapan teknik- teknik manajemen untuk menyelesaikan masalah manajemen

-          Hasil belajar yang menunjukkan bagaimana cara mengklasifikasikan dan menyelidiki temuan sehingga dapat mengungkapkan penyebab dan dampak yang diakibatkannya

-          Sesi pelatihan staf

-          Aktivitas- aktivitas profesional staf

-          Konferensi dengan manajemen eksekutif dan komite audit dari dewan komisaris

-          Kontak dengan auditor eksternal

-          Penghematan biaya

-          Judul dari proyek audit yang telah selesai dilaksanakan

-          Komentar tentang produktivitas audit dan pencapaian tujuan audit

-          Diterimanya proses audit oleh manajemen dan karyawan operasional umum

-          Contoh aktivitas audit yang positif dalam situasi darurat

-          Proses self-evaluation

-          Aktivitas konsultasi manajemen

-          Aktivitas forensik.

Laporan-laporan ini tidak mudah untuk disusun atau dibuat. Laporan ini dapat mengganggu jadwal seorang auditor yang sibuk. Mungkin awal pembuatannya berjalan dengan lancar, namun akhirnya ditinggalkan setelah beberapa kali percobaan karena untuk terus melanjutkan pembuatannya adalah suatu pekerjaan yang berat. Namun auditor tetap harus ingat bahwa laporan ini akan dibaca oleh manajemen, dan Ian menunjukkan kepada mereka upaya dan keberhasilan yang telah dicapai oleh auditor.

Laporan Evaluasi

Laporan tentang kesehatan operasional Perusahaan dapat menarik perhatian manajemen. Laporan-laporan ini dapat menjadi sebuah instrumen yang berpengaruh dan karenanya harus digunakan secara bijaksana.

Manajemen akan melihatnya sebagai sebuah indikator kelancaran administrasi atau kekurangan organisasional. Oleh karena itu, laporan tersebut harus memiliki dasar yang kuat Sn logis. Kesimpulan yang diambil dari data yang terpencar - pencar dapat disalahartikan.

Manajemen senior memang menerima laporan operasional dari manajemen operasional, laporan yang memuat informasi tentang produksi, jadwal, kualitas, penundaan pekerjaan, penempatan staf, dan sejenisnya. Akan tetapi laporan operasional ini mungkin hanyalah merupakan pernyataan yang menguntungkan bagi satu pihak saja, apa yang dibutuhkan oleh manajemen semir adalah evaluasi yang objektif, berpendidikan, dan profesional dari seluruh usaha yang telah dilakukan auditor untuk mengungkapkan pelaksanaan dari segala urusan perusahaan.

Meringkas Opini Audit

Tidak semua auditor internal menyajikan opini secara keseluruhan dari masing-masing audit yang mereka lakukan. Berapa orang cukup puas dengan hanya melaporkan temuan dan rekomendasinya saja dibeberapa kasus bahkan hanya temuan saja yang dilaporkan.

Namun beberapa yang lainnya, memiliki argumen bahwa sebuah opini profesional atas kecukupan, efisiensi, dan efektivitas sistem kontrol, keuangan dan operasional, dari aktivitas yang diaudit, akan memberikan informasi yang dibutuhkan dan berguna bagi manajemen. Para auditor internal ini percaya bahwa opini atas operasi tidak kalah penting jua dibandingkan dengan opini yang diberikan atas laporan keuangan.

Jika melihat hal ini dari sudut pandang manajemen senior, mereka, dan juga dewan, sangat menaruh perhatian dalam mengetahui sejauh mana kontrol yang mereka miliki dapat diandalkan. Perhatian ini sebaiknya diarahkan ke seluruh sistem kontrol perusahaan –bukan hanya kontrol internal dari akuntansi saja.

Bagaimanapun,kurangnya kontrol atas jadwal produksi atau keselamatan atau kualitas atau efisiensi atau efektivitas dapat memberikan dampak yang lebih merugikan bagi perusahaan dari pada kekurangan pada kontrol atas kas kecil atau diskon dagang atau voucher biaya perjalanan.

Opini audit internal atas aktivitas operasional spesifik yang diaudit pada dasarnya akan menjadi “memuaskan” atau “tidak memuaskan”. Tentu terdapat gradasi didalamnya sangat memuaskan, dengan pengecualian buruk, tidak memuaskan. Tetapi perbedaan ini sendiri mungkin hanya berupa perbedaan penampilan saja. Dari sudut pandang manajemen, operasi tersebut hanya diukur apakah telah memenuhi standar atau tidak. Apakah pekerjaan telah dilaksanakan dengan baik atau tidak-dan jika tidak, mengapa. Temuan-temuan yang spesifik akan mendukung opini-opini ini.

Oleh karena itu, laporan audit hendaknya menyajikan opini audit secara keseluruhan. Opini-opini ini juga sebaiknya diringkas sehingga dapat memberikan indikasi kepada manajemen dan dewan mengenai kualitas kontrol maupun kinerja perusahaan menurut pandangan auditor internal.

Informasi mengenai status penyelesaian dari opini tidak wajar juga hendaknya dicantumkan. Manajemen sebaiknya diberikan penjelasan tentang:

-          Persetujuan ataupun penolakan klien atas temuan dan opini tidak wajar.

-          Posisi klien atas koreksi dari kondisi yang menyebabkan deberikannya opini tidak wajar.

-          Situasi di mana kondisi-kondisi yang menyebabkan diberikannya opini tidak wajar telah diselesaikan.

-          Situasi Diana terdapat kejadian-kejadian yang memberatkan.

Meringkas Temuan

Ringkasan dari temuan-temuan yang menyebabkan dikeluarkannya opini yang tidak memuaskan akan menunjukkan di mana tindakan perbaikan sebaiknya dilakukan.

Temuan yang berat adalah temuan yang memengaruhi kinerja atau kontrol, menghalangi satu aktivitas, fungsi, atau unit untuk mencapai bagian yang substansial dari sasaran atau tujuannya yang signifikan.

Temuan yang ringan adalah temuan yang perlu untuk dilaporkan dan meminta dilakukannya tindakan perbaikan, tetapi hal tersebut tidak dapat dianggap sebagai satu halangan tercapainya sasaran atau tujuan yang penting.

Ketentuan seperti di atas membutuhkan interpretasi yang konsisten dan seksama dengan dasar kasus per kasus. Karenanya, seluruh temuan hendaknya dievaluasi oleh seorang yang berenang sehingga menjamin adanya konsistensi dan cukup pemikiran dari tingkat yang tepat.

Kontrol/berat. Organisasi pengadaan tidak mensyaratkan pelaksaan penawaran kompetitif. Kecerobohan seperti ini akan memebrikan dampak buruk yang serius bagi perusahaan dan mencegah tercapainya salah satu tujuan utamanya.

Kinerja/berat. Prosedur mensyaratkan dilakukannya penawaran yang kompetitif. Namun tetap saja 5 persen dari 200 pesanan pembelian yang diperiksa, jumlah yang mencerminkan bagian yang cukup besar dari komitmen pembelian bahan baku, tidak dilaksanakan memalui penawaran secara kompetitif.

Kontrol/ringan. Instruksi mengenai pembuatan sebuah laporan statistik kepada manajemen senior tentang komitmen pengadaan tidak menunjukan adanya satu verifikasi independen atas angka-angka yang disajikan.

Kinerja/ringan. Meskipun instruksinya mensyaratkan dilakukannya verifikasi independen atas laporan komitmen kepada manajemen eksekutif, sejumlah kesalahan tetap ditemukan di dalam laporan, masing-masing-masing dengan jumlah yang tidak lebih dari $100.

Pemetaan Tren

Tren dalam opini dan temuan-temuan penyimpangan hendaknya dipetikan sehingga dapat memberikan sebuah indikasi yang bermanffat tentang lesehan administratif perusahaan.

Meringkas penyebab

Mengetahui kekurangan Dja tidak cukup. Manajemen hendaknya mengetahui mengapa kekurangan tersebut terjadi. Mungkin informasi yang paling berguna yang dapat diberikan auditor kepada manajemen alah informasi tentang penyebab terjadinya penyimpangan. Kenali penyebabnya  dan anda telah setengah jalan menuju penentuan perbaikannya.

Sumber:

Sawyer, Lawrence B. 2005. Sawyer’s International Auditing. Jakarta: Salemba Empat.